Tinggalkan Metode Kerja “Di-compile Jadi Satu” dengan Office 365

Pembaruan yang terpapat pada Microsoft Office 365 bisa dibilang merevolusi produktivitas dan cara kerja. Beberapa di antaranya seperti teknologi  SharePoint dan multi-platform.

SharePoint ini adalah fitur berbasis awan (cloud-based) yang mempermudah para pengguna untuk membagikan dokumen dan berkolaborasi dengan kolega, rekan, dan juga klien. Dipadukan dengan fitur multi-platform, fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengakses situs internal, dokumen, dan informasi dari manapun.

Anda dapat menggunakan aplikasi Office 365 dari rumah, kantor, ataupun sepanjang perjalanan dengan menggunakan perangkat mobile (smartphone dan tablet).

Pembaruan tentunya akan mengubah cara kerja Anda. Dulu ketika membuat sebuah pekerjaan yang mengharuskan Anda untuk berkolaborasi dengan berbagai orang, alur pengerjaan yang paling efektif biasanya dimulai dari masing-masing kolaborator mengerjakan bagiannya masing-masing secara terpisah. Kemudian, masing-masing pekerjaan tersebut digabungkan menjadi satu (di-compile).

Dalam prosesnya sampai mendapatkan approval, biasanya pekerjaan tersebut juga akan melalui proses revisi. Dalam proses terebut, masing-masing kolaborator kembali mengerjakan revisinya masing-masing untuk kemudian di-compile lagi menjadi satu dokumen yang utuh.

Tidak hanya itu, dalam berbagai prosesnya sampai mendapatkan approval, berbagai meeting­ juga menjadi proses yang akan selalu ada. Tidak heran dalam rangkaian prosesnya ternyata banyak membutuhkan dokumen yang dicetak (hardcopy) untuk digunakan dalam meeting.

Memang memakan waktu dan kertas. Namun pada masanya metode kerja ini mungkin adalah metode yang paling efektif.

Sekarang, dengan teknologi baru pada Microsoft Office 365, keseluruhan proses tersebut dapat dipersingkat. Teknologi SharePoint pada Microsoft Office 365 membuat pengguna dapat bersama-sama untuk melakukan pekerjaan pada dokumen yang sama secara real time.

Selain dapat dengan mudah diakses dan dibagikan, fitur SharePoint ini juga memungkinkan untuk masing-masing kolaborator mengerjakan bagiannya di perangkatnya masing-masing secara terpisah, namun mereka mengerjakannya menggunakan dokumen yang sama.

Dengan begini maka proses “di-compile jadi satu” tidak dilewati karena seluruh pekerjaan dari berbagai kolaborator sudah berada dalam satu dokumen yang sama.

Tidak hanya para kolaborator, pihak-pihak yang terlibat dalam proses approval sampai juga klien bisa diberikan akses terhadap dokumen tersebut. Berbagai pihak tersebut langsung dapat memberikan catatan dan poin yang harus direvisi.

Bayangkan efisiensi waktu dan produktivitas dari berbagai proses meeting ­dan meng-compile yang dilewatkan karenanya. Efisiensi lainnya adalah kertas tidak lagi diperlukan, karena dokumen langsung dapat diakses dari tempat penyimpanan di awan (cloud) Microsoft One Drive.

Ingin tahu lebih banyak tentang apa yang dapat dimanfaatkan dari Microsoft Office 365 untuk meningkatkan kinerja Anda dan tim di tahun 2017? Cek selengkapnya di https://blogs.business.microsoft.com/id-id. (adv)