Agar WFH Lebih Produktif, Ini 4 Tips Memilih Server Kantor
KOMPAS.com – Situasi pandemi Covid-19 membuat sebagian besar kantor harus mengadopsi sistem bekerja dari rumah (WFH). Namun, banyak kantor yang belum mampu menyediakan infrastruktur mumpuni untuk mendukung implementasi kerja jarak jauh.
Salah satu kendala yang umum dijumpai adalah penyediaan layanan file server dan sharing. Beberapa perusahaan masih mengandalkan akses file server konvensional, seperti menggunakan Windows file server di komputer personal (PC).
Namun, penggunaan file server konvensional tersebut membuat karyawan yang bekerja jarak jauh kesulitan untuk mengaksesnya. Sebab, data hanya dapat diakses melalui jaringan internal kantor saja.
Saat ini, terdapat beberapa layanan server modern yang dapat mendukung sistem WFH, seperti virtual private network (VPN), Software as a Service (SaaS), dan network attached storage (NAS). Masing-masing layanan pun memiliki keunggulan dan kekurangan.
Lalu, apa saja hal yang perlu dipertimbangkan oleh kantor dalam memilih layanan file server untuk mendukung produktivitas karyawan selama WFH? Simak empat tips berikut.
- Kemampuan akses jarak jauh
-Selama WFH, kemungkinan besar karyawan akan mengakses data melalui perangkat dan platform yang berbeda. Sementara itu, kolaborasi file server tradisional dengan koneksi VPN kurang efisien karena tidak menyediakan akses seluler.
Oleh sebab itu, kantor perlu menyediakan layanan yang dapat diakses dari jarak jauh menggunakan berbagai perangkat dan platform.
Layanan public cloud dan NAS dapat menjadi pilihan. Sebab, layanan tersebut tidak hanya dapat diakses melalui portal web, tetapi juga melalui perangkat pada platform berbeda, seperti Windows, Mac, Linux, serta aplikasi seluler pada perangkat berbasis iOS dan Android.
Public cloud dan NAS juga akan memudahkan karyawan untuk berkolaborasi secara online dari jarak jauh, seperti melalui docs, slides, dan spreadsheet.
- Kemudahan migrasi dan kurva pembelajaran
-Selain mempertimbangkan kemampuan akses jarak jauh, kantor juga perlu mempertimbangkan apakah solusi layanan yang dipilih dapat diimplementasikan dengan mudah, baik oleh tim teknologi informasi (IT) dan karyawan lain.
Bagi admin IT, layanan tersebut harus dapat mendukung layanan direktori yang ada dan mengurangi risiko migrasi. Di sisi lain, layanan itu juga harus mudah untuk dinavigasi sehingga kurva pembelajaran bagi karyawan dapat dijaga agar tetap minimum.
Penggunaan layanan VPN dapat membawa dampak yang minimal bagi manajemen IT. Namun, sistem dan pengaturan VPN terkadang bisa merepotkan karyawan.
Sementara itu, layanan public cloud dan NAS dapat menjadi solusi yang memudahkan karyawan. Sebab, layanan ini memiliki software cloud pribadi bawaan sehingga dapat mempertahankan file map drive yang ada.
Di samping itu, keuntungan lain dari NAS adalah solusi ini juga kompatibel untuk layanan lightweight directory access protocol (LDAP) atau Windo
- Layanan back-upbawaan
Dalam memilih layanan file server, kantor juga perlu mempertimbangkan keamanan dan back-up data secara menyeluruh.
File server yang memiliki solusi back-up bawaan akan memudahkan tim IT untuk mengamankan data dan menghindari risiko kehilangan data. Di sisi lain, tim IT juga tidak perlu menghubungi banyak penyedia layanan berbeda untuk mengamankan data.
Untuk memudahkan tim IT dalam memonitor atau memulihkan data jika tidak sengaja terhapus, mekanisme back-up juga sebaiknya memiliki portal pemulihan sendiri.
Selain itu, dengan memiliki file server yang sudah dilengkapi solusi back-up bawaan, kantor dapat meminimalisasi biaya atau bujet operasional.
- Total biaya kepemilikan(TCO)
File server konvensional seperti Windows file server biasanya memerlukan biaya yang lebih besar. Biaya tersebut mencakup lisensi software, hardware, akses klien (CAL), dan VPN bagi karyawan yang bekerja secara remote.
Oleh sebab itu, layanan public cloud dapat menjadi solusi yang cocok diimplementasikan pada kantor dengan jumlah karyawan sedikit. Selain lebih hemat dalam jangka pendek, biaya berlangganannya juga lebih transparan.
Namun, bagi kantor yang berencana untuk memperluas bisnis, layanan public cloud dapat menimbulkan tantangan finansial. Seiring dengan peningkatan jumlah karyawan, biaya berlangganan public cloud juga akan melesat naik.
-Oleh karena itu, solusi layanan NAS dapat menjadi alternatif yang lebih ekonomis bagi perusahaan yang sedang berkembang. Selain menyediakan private dan public cloud dalam satu server, solusi NAS bebas lisensi sehingga tidak memerlukan biaya tambahan.
Itulah empat tips memilih file server kantor untuk meningkatkan produktivitas karyawan selama WFH.
Menyediakan infrastruktur kantor yang andal mungkin tampak seperti proses yang panjang dan rumit. Namun, dengan solusi yang tepat, hal tersebut dapat dilakukan secara efisien dan mudah.
Sebagai contoh, salah satu perusahaan di Vietnam, TTT. Perusahaan tersebut beralih dari kombinasi Windows file server dan Google Drive ke layanan NAS. Dengan begitu, perusahaan dapat menyediakan public cloud dengan akses kontrol ketat di jaringan lokal.
Salah satu perusahaan penyedia layanan NAS yang dapat dipilih adalah Synology. Dengan mengadaptasi Synology NAS dan aplikasi cloud bawaan, Synology Drive, staff IT tidak perlu mengkhawatirkan pelanggaran data dan dapat mempermudah alur kerja perusahaan.
Meski bekerja dari jarak jauh, solusi file server yang solid dan mudah beradaptasi dengan seluruh infrastruktur di kantor dapat membantu mendorong produktivitas perusahaan sepenuhnya.
Synology pun menawarkan solusi NAS yang dapat memudahkan sekaligus meningkatkan produktivitas kantor. Untuk melihat perbandingan biaya file server, Anda dapat mengaksesnya secara gratis melalui tautan ini.
Terpopuler
