Intip Cara Kerja Hybrid yang Lebih Efisien dengan Modern Workplace Berfitur Menarik

KOMPAS.com – Bekerja secara hybrid merupakan alternatif yang dilakukan perusahaan selama beradaptasi pada era kenormalan baru.

Dengan metode tersebut, perusahaan kini tidak perlu menyediakan ruang kerja yang besar bagi para karyawan.

Pasalnya, para karyawan tidak perlu datang ke kantor dan bekerja dari balik meja kerja. Mereka dapat bekerja dari mana saja tanpa perlu berada di satu ruangan kerja seharian.

Begitu pula dalam menghadiri meeting. Para karyawan tidak perlu menghabiskan waktu di jalan menuju lokasi meeting. Sebab, meeting kini dapat dilakukan dari depan kamera atau laptop melalui video conference.

Berdasarkan survei Work Trend Index (WTI) Microsoft berjudul “The Next Great Disruption is Hybrid Work – Are We Ready?” di 31 negara pada 2021, lebih dari 70 persen dari 30.000 responden menginginkan bekerja secara hybrid dilanjutkan meski pandemi Covid-19 telah usai.

Selama satu tahun bekerja secara daring, produktivitas dinilai tetap sama, bahkan lebih tinggi bagi banyak karyawan.

Meski demikian, masih dari survei yang sama, sebanyak 54 persen dari karyawan merasa terlalu banyak bekerja. Bekerja jarak jauh juga membuat pekerja kehilangan waktu untuk bersosialisasi dan berkolaborasi bersama dalam satu tim atau partner kerja lainnya.

Oleh karena itu, para pemimpin perusahaan sebaiknya menyeimbangkan bekerja secara hybrid, baik secara tatap muka atau virtual, dengan lebih menyenangkan.

Penggunaan teknologi yang tepat dapat membantu terciptanya kolaborasi sesama tim. Bahkan, dengan menggunakan platform Microsoft Teams, para karyawan dapat bekerja secara bersama dalam satu waktu dan satu platform.

Tidak sedikit orang mengira Microsoft Teams merupakan aplikasi video conferencing semata. Padahal, Microsoft Teams menghadirkan lebih banyak solusi untuk berinteraksi dan berkolaborasi secara daring.

Berikut empat fungsi Microsoft Teams yang bisa dimanfaatkan para pekerja hybrid untuk bekerja dalam tim.

1. Komunikasi
   Microsoft Teams memiliki berbagai fitur komunikasi yang terintegrasi dalam satu platform. Pengguna dapat melakukan aktivitas chatting dan mengirim pesan singkat dengan emoji atau graphics interchange format (GIF).
   
   Mereka juga dapat menelepon ke sesama pengguna Microsoft Teams atau nomor telepon, melakukan video call yang dilengkapi dengan berbagai virtual background, emoji reaksi, fitur share screen, serta menggunakan whiteboard untuk meeting atau training.

Untuk pertemuan atau meeting yang melibatkan banyak orang, menggunakan Microsoft Teams adalah pilihan yang tepat. Sebab, platform ini dapat menyatukan dan membuka ruang interaksi hingga 1.000 orang dalam satu ruang meeting virtual yang sama.

Sementara untuk acara webinar atau konferensi, perusahaan dapat menggunakan Microsoft Teams versi Live yang bisa diikuti hingga 10.000 orang.

Dok. Microsoft Support Tampilan fitur chat pada Microsoft Teams.

2. Kolaborasi
   Microsoft Teams memungkinkan pengguna berbagi dan mengerjakan dokumen secara bersamaan. Hal ini akan memudahkan pengguna karena tidak perlu berganti layar saat bekerja.

Bahkan, kolaborasi tersebut juga membantu setiap pengguna yang memiliki akses terhadap dokumen untuk membaca atau mengedit dokumen yang sama.

Pengguna juga dapat mengelola dokumen secara rapi di fitur “Files”. Dengan demikian, pengguna tidak kesulitan mencari lokasi dokumen versi terakhir yang dimiliki.

Dok. Microsoft 365 YouTube Tampilan file yang dapat dikerjakan bersamaan dalam tim.

3. Menghadirkan lingkungan kerja yang lebih inklusif

Dalam meningkatkan inklusivitas, Microsoft Teams dilengkapi dengan berbagai fitur yang memudahkan pengguna.

Misalnya, fitur Live Caption. Fitur ini menyediakan transkripsi teks otomatis atas apa yang sedang diucapkan pembicara saat meeting.

Jadi, pengguna lain akan mendapatkan subtitle layaknya menonton film berbahasa asing. Fitur live caption sudah tersedia dalam lebih dari 50 bahasa.

Selanjutnya, fitur Transcript. Saat meeting, pengguna tidak hanya mendapatkan hasil rekaman dalam bentuk video, tetapi juga dalam bentuk teks.

Microsoft Teams menghadirkan transkrip tertulis ketika meeting direkam. Fitur ini mirip dengan notulen otomatis untuk membuat meeting lebih produktif.

Ketiga, penerjemah pesan teks. Dengan fitur ini, pengguna tidak perlu kebingungan ketika peserta meeting menuliskan chat dengan bahasa asing.

Pasalnya, Microsoft Teams dapat menerjemahkan chat yang diterima pengguna ke berbagai bahasa. Pengguna dapat memilih sendiri bahasa terjemahannya pada menu pengaturan atau setting.

Dok. Live Transcription with Speaker Attribution Now Available in Teams Meetings for English Fitur Transcript di Microsoft Teams

4. Mendukung aplikasi produktivitas lain
   Untuk memaksimalkan metode kerja secara hybrid, Microsoft Teams dapat terintegrasi dengan berbagai aplikasi internal perusahaan dan pihak ketiga yang dapat diunduh secara gratis. Salah satunya adalah aplikasi Approvals pada Microsoft Teams.

Approvals di Microsoft Teams merupakan hub untuk mengoordinasikan approval pekerjaan, baik itu proposal, dokumen kesepakatan dengan pihak eksternal, maupun formulir internal.

Seperti diketahui, mendapatkan approval atau persetujuan dari atasan atau klien menjadi proses kerja yang memakan waktu. Dengan aplikasi tersebut, pengguna cukup memilih “New Approval Request”, menambahkan detail, lalu mengirimkan ke pihak yang memberikan approval.

Kemudian, persetujuan dapat diberikan langsung di aplikasi Approvals Microsoft Teams. Hal ini memudahkan kedua belah pihak. Peminta approval pun dapat mengecek apa saja yang harus diperbaiki dan sampai mana dokumen disetujui.

Sementara itu, pihak yang bertanggung jawab untuk menyetujui dapat memonitor progres dengan lebih baik karena status dokumen tersusun rapi di Approvals, mulai dari requested, approved, hingga rejected.

Pada aplikasi Approvals juga telah tersedia template approval, seperti permohonan cuti, reimbursement, dan perjalanan bisnis.

Dok. Microsoft Tampilan aplikasi Approvals Microsoft Teams.

Aplikasi lain yang juga terintegrasi dengan Microsoft Teams adalah Viva Insights. Aplikasi berbasis artificial inteligence (AI) atau kecerdasan buatan ini dapat membantu menjaga wellbeing atau kesejahteraan pengguna melalui data yang dikelola.

Sebagai contoh, aplikasi tersebut dapat mengingatkan pengguna mengenai tugas-tugas yang belum terselesaikan melalui calendar atau email. Viva Insights juga memiliki fitur Reminder Meeting lengkap dengan dokumen terkait meeting tersebut.

Bahkan, aplikasi tersebut juga memiliki fitur Focus Time. Viva Insights akan melacak dan menganalisis jam kerja pengguna. Saat fitur ini aktif, seluruh notifikasi pengguna akan dimatikan, panggilan akan dialihkan, dan status berubah menjadi “Focus Time” secara otomatis. Dengan demikian, pengguna dapat fokus menyelesaikan pekerjaan.

Bagi karyawan yang ingin menambah keterampilan, Viva Learning juga terintegrasi dengan Microsoft Teams. Aplikasi belajar ini dapat menjaga pengguna untuk tetap mengembangkan skills-nya di tengah kesibukan kerja.

Melalui aplikasi tersebut, pengguna dapat mencari topik belajar sesuai dengan minatnya, baik itu hard skills maupun soft skills, memilih provider penyedia materi belajar, hingga mengatur durasi yang diinginkan.

Dengan memaksimalkan fungsi-fungsi Microsoft Teams tersebut, para karyawan dan pemimpin perusahaan dapat bekerja lebih cepat dan efisien.

Berkolaborasi dan berinteraksi dengan tim pun menjadi hal yang menyenangkan meski dilakukan secara virtual. Untuk mengetahui tips dan info terbaru mengenai Microsoft Teams, silakan klik di sini.

Selain itu, Anda juga dapat belajar lebih lanjut mengenai digitalisasi dalam dunia kerja dengan mengunduh buku elektronik Transformasi Digital Microsoft melalui tautan berikut ini.