Pentingnya Invoice dalam Transaksi Jual Beli

KOMPAS.com – Invoice atau faktur merupakan surat penting yang perlu dimiliki penjual dan pembeli saat melakukan transaksi jual beli. Pasalnya, invoice adalah bukti sah yang memuat rincian sekaligus pembayaran atas produk yang diperjualbelikan.

Sayangnya, masih banyak penjual dan pembeli yang tidak mengetahui pentingnya invoice. Bahkan, tak sedikit yang mengabaikannya. Padahal, hal tersebut dapat menimbulkan kesulitan di kemudian hari.

Maka dari itu, sebaiknya pahami dulu terkait apa itu invoice dan informasi detail terkait invoice sebelum bertransaksi secara resmi. Apalagi, jika transaksi bisnis dilakukan melibatkan perusahaan yang membutuhkan bukti resmi untuk diberikan ke tim keuangan.

Pengertian invoice

Invoice adalah dokumen penagihan yang diberikan oleh penjual kepada pembeli yang melakukan transaksi pembelian barang ataupun jasa. Dengan kata lain, invoice ini merupakan bukti transaksi yang dikeluarkan karena terjadinya sebuah proses jual beli antara pembeli dan penjual.

Pada praktiknya, invoice dicetak dalam tiga rangkap. Rangkap pertama diberikan untuk penjual dan rangkap kedua diberikan kepada pembeli yang telah melunasi pembelian. Sementara, rangkap ketiga merupakan lembar yang harus diberikan pada bagian keuangan perusahaan sebagai bukti transaksi untuk keperluan administrasi keuangan.

Manfaat invoice

Ada banyak manfaat jika sebuah transaksi bisnis memiliki invoice secara resmi. Pertama, invoice berfungsi sebagai bukti sah agar pembeli bisa menagih barang atau jasa yang dibeli dari penjual.

Kedua, sebagai sarana kredit. Beberapa orang memanfaatkan invoice untuk memperoleh kredit atas pembelian barang dengan nilai mahal.

Contohnya, ketika membeli elektronik. Berkat adanya invoice, informasi tentang besaran pembayaran yang harus diberikan penjual akan tertera jelas, termasuk nilai dan termin angsuran.

Ketiga, untuk bukti pemotongan pajak. Selain harga dan kuantitas produk yang dibeli, invoice juga menampilkan nominal pajak dari transaksi yang dilakukan.

Adanya informasi tersebut membantu pembeli ataupun penjual dalam menginformasikan pemotongan pajak ke pihak terkait. 

Keempat, pendukung pembukuan keuangan, khususnya bagi perusahaan. Kebutuhan ini yang menjadikan invoice kerap dicetak dalam beberapa rangkap. Sebab, salah satunya diberikan pada pihak keuangan untuk bukti transaksi, pembukuan, dan audit. 

Komponen invoice

Saat membuat invoice, penjual harus mengetahui apa saja komponen yang harus tertera di dalamnya. Begitu pun dengan pembeli. Berikut komponen invoice secara garis besar. 

1. Nama pelanggan

Hal pertama yang sebaiknya tertera di dalam sebuah invoice adalah nama pelanggan yang melakukan transaksi pembelian, baik personal maupun perusahaan.

Keterangan tersebut harus ditulis dengan jelas agar tidak tertukar dengan invoice dari pelanggan lain dan mempermudah penagihan. 

2. Identitas penjual

Dalam sebuah invoice juga perlu untuk mencantumkan identitas penjual secara lengkap. Umumnya, informasi ini tertera dalam bentuk kop pada invoice tersebut.

Mencantumkan identitas penjual akan memudahkan pembeli ketika ingin menghubungi untuk mencari informasi lebih lanjut mengenai produk.

3. Nomor invoice

Jangan lupa untuk mencantumkan nomor invoice dengan jelas di setiap transaksi. Sebab, tiap invoice akan dilakukan perekaman dan pencatatan keuangan.

4. Daftar barang yang dibeli

Invoice juga harus memuat daftar barang atau jasa yang ada di dalam transaksi jual beli. Bila perlu setiap item yang dibeli oleh pembeli harus dicantumkan dengan jelas, termasuk jumlah dan bentuknya.

5. Harga barang secara rinci

Hal penting yang juga harus tertera di dalam invoice adalah harga barang atau jasa yang diperjualbelikan. Informasi ini harus dicantumkan secara detail.

Apabila ada uang muka yang perlu dibayarkan dalam transaksi, hal ini juga harus diinformasikan. Dengan begitu, setiap orang yang membaca invoice tersebut dapat mengetahui jumlah transaksi dan detail harga setiap item yang terjadi dalam transaksi tersebut.

6. Sistem pembayaran

Sistem pembayaran yang disepakati antara penjual dan pembeli juga perlu dicantumkan di dalam invoice. Pilihannya bisa berupa pembayaran langsung secara tunai, kartu kredit, atau cicilan. 

Keberadaan invoice adalah sebagai bukti transaksi yang cukup penting bagi kedua belah pihak yang terlibat dalam transaksi jual beli. 

Selain itu, invoice juga merupakan bukti bahwa barang yang dibeli telah dilunasi sehingga nantinya tidak ada penagihan ulang dalam transaksi yang sama. Dengan adanya invoice, transaksi bisnis juga lebih terlihat resmi dan profesional.